Giải pháp chấm công Wise Eye - Giải pháp 2

Giải pháp 2. Tự động tải dữ liệu về phần mềm

Diễn giải

Máy chấm công được lắp tại cổng ra vào công ty, tùy vào quy mô và đặc thù từng doanh nghiệp để bố trí vị trí phù hợp nhất. Khi công nhân, nhân viên đến làm việc sẽ đặt vân tay vào đầu đọc hoặc thực hiện nhận diện khuôn mặt trước camera của máy chấm công. Ngay lập tức, thiết bị sẽ ghi nhận và lưu lại thời gian chấm công tương ứng với mã nhân viên đã đăng ký.

Máy chấm công được kết nối đến switch mạng LAN thông qua cổng RJ45. Thiết bị cần được cấu hình một địa chỉ IP cùng lớp mạng với hệ thống LAN nội bộ, đảm bảo không trùng với bất kỳ IP nào của các máy tính hay thiết bị khác trong mạng. Sau khi lắp đặt hoàn chỉnh, tiến hành đăng ký vân tay hoặc khuôn mặt cho từng nhân viên trên máy chấm công.

Trên máy tính của nhân viên phụ trách chấm công sẽ cài đặt phần mềm Wise Eye On 39 Plus. Trong phần mềm, chúng ta khai báo máy chấm công bằng địa chỉ IP đã cấu hình. Dữ liệu nhân viên đã đăng ký trên máy chấm công sẽ được tải về và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của phần mềm, sau đó tiến hành đặt tên nhân viên và phân chia phòng ban để thuận tiện theo dõi.

Phần mềm cho phép thiết lập ca làm việc theo lịch trình với các thông số được định sẵn. Nhân viên sẽ được phân vào từng lịch trình tương ứng. Hàng ngày hoặc hàng tuần, người quản lý có thể tải các sự kiện chấm công về phần mềm để xem công và xuất báo biểu. Toàn bộ báo cáo được mở và xử lý bằng MS Excel.

Nếu chỉ dừng lại ở các thao tác trên thì đây chính là Giải pháp 1. Điểm khác biệt của Giải pháp 2 là nhân viên theo dõi chấm công không cần thực hiện tải dữ liệu thủ công theo định kỳ. Việc tải dữ liệu bằng tay đôi khi khiến người phụ trách không nhớ chính xác thời điểm đã tải, dẫn đến thiếu dữ liệu khi tổng hợp công dù nhân viên vẫn chấm công đầy đủ.

Ở phương pháp này, việc tự động tải dữ liệu sẽ do Wise Eye Server On39 đảm nhiệm. Dữ liệu được tải bao gồm thông tin nhân viên, dữ liệu vân tay hoặc khuôn mặt khi đăng ký mới, cùng toàn bộ dữ liệu chấm công hằng ngày. Nhờ đó, nhân viên phụ trách chỉ cần tập trung vào công tác quản lý phòng ban, quản lý nhân viên, xem công và xuất báo biểu trên phần mềm chính.

Áp dụng

Mô hình này phù hợp với các văn phòng, công ty có một trụ sở duy nhất hoặc doanh nghiệp có nhiều chi nhánh nhưng cần tập trung dữ liệu chấm công về văn phòng chính để quản lý thống nhất.

Mở rộng – Lấy dữ liệu từ xa

Trong mô hình mở rộng, máy chấm công được đặt tại địa điểm khác với nơi cài phần mềm nhưng vẫn cần đưa dữ liệu về hệ thống trung tâm. Tại nơi đặt máy chủ, cần mở cổng (port) của phần mềm Wise Eye Server On39 ra Internet.

Các máy chấm công ở xa sẽ khai báo địa chỉ IP WAN của router tại nơi đặt máy chủ. Nếu IP WAN là IP động, cần sử dụng tên miền thay thế thông qua các dịch vụ như Dyn hoặc NoIP – vốn đã được tích hợp trên hầu hết các router hiện nay.

Với cách triển khai này, dù lắp đặt nhiều máy chấm công tại nhiều địa điểm khác nhau, doanh nghiệp chỉ cần mở một cổng kết nối duy nhất cho phần mềm máy chủ.

Giải pháp cho phép mỗi nhân viên quản lý công cài phần mềm Wise Eye On39 và cùng sử dụng chung dữ liệu với Wise Eye Server On39 trong cùng một mạng LAN. Nếu có nhu cầu vận hành phần mềm chấm công trên trình duyệt web như Google Chrome hoặc FireFox thì cần tham khảo tiếp Giải pháp 3.

Áp dụng – Kiểm soát cửa đơn giản

Khi triển khai theo mô hình này, cần lưu ý lựa chọn máy chấm công có tích hợp thêm tính năng kiểm soát cửa ra vào.